Puternica unealta pentru afaceri, ce faciliteaza intalnirile si discutiile dintre doi sau mai multi parteneri de afaceri, videoconferintele sunt folosite din ce in ce mai des.
Videoconferinta este acceptata ca mod de comunicare intre case de afaceri si alte organizatii, in cazul in care o intalnire fata in fata nu este posibila. Similara cu teleconferinta, ofera in plus si partea de prezentare vizuala. Fiecare participant are un microfon, boxe si o camera video instalata la computer, pentru a se putea face auzit si a auzi si vedea ceilalti interlocutori. Ca si toate tehnologiile, are partea sa de avantaje si dezavantaje.
Avantaje
Nu mai exista constrangeri de timp. Videoconferintele pot avea loc la orice moment al zilei. Diferentele de fus orar nu mai conteaza in momentul in care se foloseste aceasta metoda de comunicare, pentru ca nu mai este necesara calatoria si intalnirea in persoana a interlocutorilor.
Economiseste timp si bani. Tranzactiile in fiecare afacere necesita calatorii pentru intalniri, care sa ajute la dezvoltare si la diversificare. Aceasta se traduce in cele din urma in costuri suplimentare cu transport, cazare si alimentatie care pot fi scutite printr-o videoconferinta. Participantii raman in confortul birourilor sau salii de sedinte si pot incheia afacerea de acolo.
Impartasirea informatiilor este mult facilitata prin aceasta metoda, pot fi prezentate si grafice de evolutie foarte utile care sa ajute la incheierea tranzactiei in timp real.
Dezavantaje
Printre principalele probleme ce pot sa apara se numara dificultatile tehnice ce pot aparea la un moment dat pe parcursul transmisiilor, datorate unei erori de hardware sau de software. In unele ocazii lipsa suportului tehnic intrerupe cu totul videoconferinta si creaza dificultati pentru participanti.
Lipsa interactiunii personale este un alt dezavantaj, de multe ori intalnirea in persoana este mai benefica. O strangere de mana si un contact vizual fata in fata sunt aspecte esentiale in multe intalniri de afaceri, unele afaceri si tranzactii necesitand si o atingere personala pentru a reusi.
Costurile instalarii tuturor sistemelor necesare pot reprezenta si ele o problema. Elementele mai simple se pot incadra in buget, insa tehnici mai scumpe pot reprezenta o problema pentru afacerile mai mici.
Avand atat avantaje cat si dezavantaje, videoconferintele se pare ca inclina mai mult spre partea benefica ce o pot avea asupra afacerilor si tranzactiilor incheiate in acest mod.